Проведение годового собрания хозобщества по видеосвязи

В условиях закрытия границ и иных мер по сдерживанию пандемии, наиболее остро встает проблема возможности проведения общих собраний в очной форме путем непосредственного физического присутствия участников хозяйственного общества.

Обязательность непосредственного присутствия участников при решении отдельных вопросов повестки дня общего собрания установлена в ч.5 ст. 45 Закона Республики Беларусь «О хозяйственных обществах» (далее – Закон).
В современных реалиях развития интернет-технологий все чаще встает вопрос – возможно ли проведение очной формы общего собрания участников хозяйственного общества и принятие решений посредством программ, обеспечивающих присутствие участников посредством видеоконференцсвязи (Skype, Zoom, Viber и т.д.)?

Существует мнение, что проведение общего собрания участников хозяйственного общества с использованием видеоконференцсвязи (далее – ВКС) можно отнести к очной форме проведения такого собрания.
В пользу такого мнения свидетельствует следующее.
В части 2 ст.42 Закона указано, что понимается под очной формой проведения общего собрания участников хозяйственного общества. Так, очная форма проведения общего собрания участников хозяйственного общества предусматривает совместное присутствие лиц, имеющих право на участие в этом общем собрании, при обсуждении вопросов повестки дня собрания и принятии решений по ним.
Анализ положений ч.2 ст.42 Закона говорит о том, что определяющим критерием для очной формы является совместное обсуждение вопросов повестки дня и принятие решений.
При использовании программ, позволяющих проведение общего собрания в форме ВКС, как раз и обеспечивается право участников на непосредственное обсуждение вопросов повестки дня и принятие решений по ним, выражение своего волеизъявления в режиме реального времени.

Вместе с тем, действующим законодательством вопрос возможности проведения общего собрания в очной форме посредством ВКС до настоящего времени не урегулирован. Судебная практика по этому вопросу также еще не сформирована.
По этой причине вопрос об использовании ВКС при проведении общего собрания участников хозяйственного общества в очной форме до настоящего времени остается в инструментарии корпоративного права, как «допустимый риск».
При оценке допустимости риска, необходимо учитывать, что само по себе нарушение формы проведения общего собрания не является достаточным основанием для признания недействительными принятых на нем решений.
Так, для признания недействительным решения общего собрания, наряду с нарушением императивных положений Закона, суду необходимо установить также факт нарушения права и законных интересов истца как участника хозяйственного общества. При этом, истец должен доказать, что он не принимал участия в голосовании либо голосовал против.
В совокупности с небольшим сроком для обжалования подобных решений, установленным ч.7 ст.45 Закона, принятие решения о проведении общего собрания с использованием ВКС может быть оправданным.

Представляется, что до урегулирования на уровне законодательства или хотя бы на уровне судебной практики проблематики использования ВКС при проведении общих собраний участников в очной форме, отражение в уставе хозобществ такой возможности, не будет иметь определяющего значения для оценки вопроса соблюдения законности формы проведения общего собрания. Однако, отражение в уставе порядка регистрации и участия в общем собрании участников посредством ВКС, поможет снять ряд неопределенностей при оценке доводов о не соблюдении процедуры проведения общего собрания.

Если все же обществом принято решение о проведении общего собрания посредством ВКС, то рекомендуем предпринять следующие меры для минимизации рисков:
- в решении и извещении о проведении общего собрания участников отразить возможность участия в нем посредством видеоконференцсвязи с отражением конкретного ресурса (Skype, Zoom, Viber и т.д.), с помощью которого будет проводится видеоконференцсвязь. При этом следует указать дату, время и алгоритм действий для подключения к этому ресурсу;
- отразить необходимость заблаговременно (за несколько дней до проведения собрания) каждого участника сообщить о его желании и возможности принять участия в общем собрании в форме ВКС. Не лишним будет получить от этих участников письменные уведомления, с выражением этого согласия;
- при открытии общего собрания огласить для всех, принимающих в нем участие, что собрание проводится посредством ВКС и производится видеозапись собрания;
- в протоколе общего собрания отразить тот факт, что оно проводилось с использованием ВКС и производилась видеозапись собрания;
- к итоговому протоколу общего собрания приложить видеозапись и хранить совместно.

Соблюдению всех вышеприведенных пунктов поможет минимизировать риски и основания оспаривания решений, принятых на общем собрании.
Отдельным вопросом является регистрация участников такого общего собрания и обмен документами.

Видится, что для наиболее правильного (в этих условиях) соблюдения процедуры регистрации, лицу, которое будет принимать участие в общем собрании следует заблаговременно направить в орган, инициировавший его проведение копию своего паспорта (если участник будет принимать участие в собрании самостоятельно) и доверенность на представление интересов (если участника будет представлять иное лицо). При этом, направление данных документов, для минимизации рисков, следует осуществлять способом, позволяющим фиксировать факт их направления и получения адресатом.

Стоит отдельно остановиться и на процедуре принятия решений на общем собрании, проводимом посредством ВКС.
Наилучшим вариантом в такой ситуации будет проведение общего собрания максимально полно и подробно отражающего его ход. Если в повестку дня включено обсуждение документов и принятие решений по ним, будет разумным озвучить под запись содержание этих документов непосредственно в ходе общего собрания и/или выяснить получены ли данные документы участниками собрания, когда получены и посредством чего.
Следует также определиться перед началом голосования по вопросам повестки дня со способом волеизъявления участников общего собрания и учета голосов. Например, определится, что голосование производится посредством поднятия руки или непосредственным и поочередным для всех участников озвучиванием своего решения по каждому из обсуждаемых вопросов. Целесообразным также будет предоставить возможность каждому участнику высказать мнение в процессе обсуждения каждого из вопросов повестки дня.
Для фиксации волеизъявления лиц, принявших участие в общем собрании посредством ВКС, следует добиваться четкого и конкретного ответа каждого из такого участников по каждому вопросу голосования. При этом следует сразу производить и озвучивать подсчет голосов и принятое решение.
Рекомендуем производить ведеозапись общего собрания, поскольку в этом случае существенно снизится риск дальнейших возможных споров по вопросу волеизъявления и нарушения прав участников на обсуждение вопросов и принятия решений по ним.

Автор: Барановский А.Ф.

Поделиться